В администрации города Южно-Сахалинска состоялось очередное заседание проектного офиса бережливых технологий. Структурные подразделения администрации и муниципальные учреждения презентовали 5 проектов по оптимизации рабочих процессов.
Департамент землепользования Южно-Сахалинска представил проект по оптимизации проведения мероприятий по муниципальному земельному контролю в границах городского округа. На территории областного центра расположено более 50 тысяч земельных участков, в отношении которых администрацией осуществляются контрольные мероприятия. Все обращения граждан в департамент нуждаются в обязательном выезде на местность, при этом участки часто находятся в различных частях города.
- Благодаря закреплению определенных территорий в городе за конкретным специалистом нам удалось сократить количество выездов, что отнимало очень много рабочего времени. Сейчас, выезжая на место, специалист проводит контрольные мероприятия сразу в отношении нескольких участков, - рассказала заместитель директора департамента землепользования Виктория Морозова. - Кроме экономии времени удалось повысить эффективность - теперь сотрудники более углубленно владеют информацией о своей территории, это позволяет быстрее решать рабочие процессы.
Управление капитального строительства Южно-Сахалинска доложило об оптимизации процесса согласования документации на размещение закупки. Ранее процедура занимала до 36 рабочих дней, согласование проходило с использованием бумажных версий документов. Сейчас процедура проводится в системе электронного документооборота и занимает 20 дней. Сокращены затраты на бумагу. Кроме того, согласование в электронном виде позволило уменьшить количество возвратов документации на доработку.
Департамент образования Южно-Сахалинска усовершенствовал электронный документооборот в подписании акта приемки образовательных организаций к новому учебному году. Была оптимизирована работа межведомственной комиссии по оценке готовности школ при помощи введения новой электронной формы акта. Подписание документа сократилось с 24 рабочих часов до одного часа.
Муниципальное предприятие Завод им. Федотова представило проект по оптимизации процесса работы по ремонту автотранспорта и спецтехники.
- Процесс ремонта очень важен для нас, от того как много у нас спецтехники находится в исправном состоянии зависит качество всех наших услуг. В этом проекте мы улучшили два показателя - снизили время, которое требуется на ремонт и повысили количество техники, одновременно находящейся на линии, - уточнила специалист отдела документационного обеспечения завода им. Федотова. Виктория Мадорская. - Мы оптимизировали процесс при помощи нескольких процедур: наладили механизм принятия решений по эвакуации техники, диагностику автоматизировали при помощи специальных сканеров, уменьшив время на ее проведение. Так же были внедрены стандарты работы, позволяющие всем мастерам по ремонту проводить различные виды ремонта техники.
Еще один проект, защищенный на заседании офиса - «Оптимизация процесса сбора информации при подготовке отчетности», реализуемый школой по греко-римской борьбе Южно-Сахалинска. Сотрудники учебного заведения сократили количество ошибок и временные затраты при подготовке отчетной документации в различные организации, в том числе по запросам контролирующих органов. Была сформирована база данных в электронном виде по направлениям: спорт, финансы, кадры. Документация на бумажных носителях оцифрована, подготовлены шаблоны документов. Предоставление отчетности сократилось с одной недели до двух дней.
Стоит отметить, что работа по внедрению бережливых технологий администрацией Южно-Сахалинска и муниципальными предприятиями ведется при взаимодействии с министерством Сахалинской области по эффективному управлению регионом. С начала года реализовано 50 проектов оптимизации.
