Задачи и функции Отдела по работе с документами и контролю осуществляются в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
1. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002.
2. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485 от 21.07.1993.
3. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Федеральный закон Российской Федерации от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
4. Указ Президента «Об основах государственной политики в сфере информации» от 20.01.94 № 170.
5. ГОСТ-Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
6. ГОСТ-Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
Основными задачами отдела являются:
- обеспечение четкой организации работы с документами и осуществление контроля за сроками исполнения документов;
- организация временного хранения документов;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений Губернатора и Правительства Сахалинской области, муниципальных правовых актов и служебных документов, поступающих в администрацию города;
- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;
- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки и рассылки поступающей, а также подготовка дел к сдаче на хранение в архив;
- информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах администрации города;
- оказание методической помощи структурным подразделениям аппарата и отраслевым (функциональным) органам администрации города в организации работы по делопроизводству
- размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" постановлений, распоряжений администрации города Южно-Сахалинска, включая сведения о внесении в них изменений, признании их утратившими силу, признании их судом недействующими
- размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" информации о работе администрации города Южно-Сахалинска с обращениями организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления;
- передача в газету «Южно-Сахалинск» сегодня» для обнародования (опубликования) муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений администрации города, нормативных правовых актов Городской Думы);
- размещение на информационном стенде сведений, необходимых для оперативного информирования пользователей информацией;
- проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах администрации города;
- внесение в установленном порядке предложений о привлечении должностных лиц к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, поставленных на контроль;
- оформление и передача дел аппарата администрации на постоянное хранение в архивный отдел;
- составление графика представления описей документов постоянного срока хранения аппарата администрации в архивный отдел.
Основными функциями отдела являются:
- организация делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска;
- осуществление контроля сроков исполнения поступающихв в администрацию города поручений и документов, муниципальных правовых актов;
- разработка проектов правовых актов и планов в установленной сфере деятельности;
- мониторинг исполнения правовых актов и планов (для формирования отчетности) в установленной сфере деятельности;
- организация подготовки проектов официальных документов администрации города Южно-Сахалинска по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
- организация временного хранения документов муниципального архивного фонда городского округа «Город Южно-Сахалинск», относящихся к установленной сфере деятельности;
- обеспечение доступа к информации о деятельности администрации города в установленной сфере деятельности.