Проектное управление - это система управления проектной деятельностью, основанная на способе организации управления деятельностью администрации города Южно-Сахалинска, при котором выполнение важных и масштабных целей предполагает достижение уникальных результатов и реализуется с использованием комплекса соответствующих методов, инструментов, приемов и компетенций проектной деятельности.
Проектная деятельность осуществляется в виде проектов, которые могут объединяться в программы и в портфели проектов, включающие, в случае необходимости, связанные мероприятия.
Система управления проектной деятельностью в администрации города Южно-Сахалинска сформирована в период реализации муниципального проекта «Внедрение проектного управления в администрации города Южно-Сахалинска» с 01.11.2021 по 01.11.2022.
Базовой основой формирования системы проектного управления в администрации города Южно-Сахалинска является Концепция цифровой трансформации муниципалитета на период до 2030 года, утвержденная распоряжением администрации города Южно-Сахалинска от 15.07.2021 № 458-р, целью которой является принятие обоснованных управленческих решений в онлайн режиме на основе больших данных и клиентоцентричного подхода путем решения следующих основных задач цифровой трансформации в администрации города Южно-Сахалинска:
- развитие продуктивного человеческого капитала;
- переход на матричную структуру управления, основанную на проектном и процессном управлении;
- создание технологической основы с использованием современных цифровых технологий;
- преобразование организационной культуры правил и регламентации в организационную культуру служения, составной частью которой является проектная культура.
В ходе внедрения проектного управления в администрации города Южно-Сахалинска была сформирована, функционирует и развивается система управления проектной деятельностью, которая включает следующие элементы:
1. Основные элементы:
1). Организационная структура системы проектного управления в составе:
- постоянной организационно-ролевой структуры, которая включает: Проектный комитет администрации города Южно-Сахалинск, Службу проектного менеджмента, шести профильных проектных офиса (ведомственные проектные офисы функционируют во всех отраслевых (функциональных) органах администрации города Южно-Сахалинска, муниципальных казенных учреждениях), трех проектных подразделения;
- временной организационно-ролевой структуры временная организационно-ролевая структура, состав которой зависит от применяемого способа управления проектной деятельностью.
Профильные проектные офисы и, соответственно, временная организационно-ролевая структура управления проектом, формируемые в рамках профильных проектных офисов, адаптированы к определенным типам проектам:
- по масштабам проекта;
- по организационным особенностям управления проектами;
- по характеру предметной области проекта;
- по подходу, применяемому для управления проектом;
- по типу продукта проекта.
Это способствует повышению эффективности реализации проектов в рамках профильных проектных офисов.
2). Подходы в проектном управлении и процессы проектной деятельности:
- подходы: классический подход, гибкие подходы и дорожное картирование;
- процессы: верхнеуровневые процессы и подпроцессы управления предметных групп.
3). Проектный персонал.
2. Обеспечивающие элементы:
1). Нормативно-регламентное обеспечение проектной деятельности.
Высокоуровневым документом, принятым в администрации города Южно-Сахалинска, который определил архитектуру системы проектного управления в администрации города Южно-Сахалинска, является Положение об организации проектного управления в администрации города Южно-Сахалинска (далее – Положение), утвержденное постановлением администрации города Южно-Сахалинска от 30.11.2022 № 3003-па, которое определяет в администрации города Южно-Сахалинска:
- цели, задачи, принципы и требования к системе проектного управления;
- определяет типы реализуемых проектов и подходы к их управлению;
- единую систему понятий и определений в области проектной деятельности;
- структуру управления проектной деятельностью, а также рамки полномочий и ответственности всех элементов данной структуры;
- порядок управления проектами на основании классического подхода и применяемые процессы;
- порядок управления проектами на основании гибких подходов;
- порядок управления операционной деятельностью на основе метода дорожного картирования;
- критерии оценивания элементов проектной деятельности и команды проекта.
Положение распространяется на:
- объекты управления проектной деятельности: проекты различных типов, муниципальные программы и портфели проектов, реализуемые или планируемые к реализации в администрации города Южно-Сахалинска.
- субъекты управления проектной деятельности: заинтересованные стороны проектной деятельности и проектные роли в администрации города Южно-Сахалинска.
2). Методическое обеспечение проектной деятельности, которое включает утвержденные:
- регламенты выполнения фаз жизненного цикла проекта и других процессов проектной деятельности, которые являются технологической основой применения процессного подхода в проектной деятельности;
- методические указания по применению бережливых технологий в администрации города Южно-Сахалинска;
- типовые муниципальные проекты, наиболее часто применяемые в муниципалитете.
3). Система мотивации проектной деятельности, включающая комплекс документов, регулирующих подсистему мотивации проектного персонала, и мероприятий по мотивации проектного персонала.
4). Система обеспечения необходимого уровня компетентности проектного персонала является частью общей системы обеспечения необходимого уровня компетенции персонала муниципалитета и включает:
- модель компетенций проектного персонала;
- комплекс мероприятий по достижению необходимого уровня компетентности проектного персонала в соответствии с моделью компетенций.
5). Система мониторинга и контроля проектной деятельности.
6). Информационная система управления проектной деятельностью.
7). Система поддержки и развития проектной деятельности.
Средой, обеспечивающей успешное функционирование системы управления проектной деятельностью, является проектная культура, представляющая неотъемлемую часть организационной культуры администрации города Южно-Сахалинска.
Проектная культура представляет собой совокупность традиций, ценностей, установок, убеждений и отношений, которые создают всеобъемлющий контекст проектной деятельности.
Важнейшим содержанием проектной культуры является клиентоцентричный подход как процесс постоянного улучшения взаимоотношений с внешними и внутренними клиентами путем удовлетворения их интересов и потребностей.