Задачи и функции

1. Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002.

2. Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485 от 21.07.1993.

3. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

4. Федеральный закон Российской Федерации от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". 

4. Указ Президента «Об основах государственной политики в сфере информации» от 20.01.94 № 170.

5. ГОСТ-Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". 

6. ГОСТ-Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"

Основными задачами отдела являются:

-  обеспечение четкой организации работы с документами и осуществление контроля  за сроками исполнения документов;

-   организация временного хранения документов;

-   осуществление контроля за своевременным исполнением поручений Губернатора и Правительства Сахалинской области, муниципальных правовых актов и служебных документов, поступающих в администрацию города;

-   оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела;

-    осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки и рассылки поступающей, а также подготовка дел к сдаче на хранение в архив;

-  информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах администрации города;

-   оказание методической помощи структурным подразделениям аппарата и отраслевым (функциональным) органам администрации города в организации работы по делопроизводству

- размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" постановлений, распоряжений администрации города Южно-Сахалинска, включая сведения о внесении в них изменений, признании их утратившими силу, признании их судом недействующими

-  размещение в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" информации о работе администрации города Южно-Сахалинска с обращениями организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления;

- передача в газету «Южно-Сахалинск» сегодня» для обнародования (опубликования) муниципальных правовых актов (постановлений, распоряжений администрации города, нормативных правовых актов Городской Думы);

-   размещение на информационном стенде сведений, необходимых для оперативного информирования пользователей информацией;

-   проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах администрации города;

-   внесение в установленном порядке предложений о привлечении  должностных лиц к дисциплинарной ответственности  за неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, поставленных на контроль;

-   оформление и передача дел аппарата администрации на постоянное хранение в архивный отдел;

-   составление графика  представления описей документов постоянного срока хранения аппарата администрации в архивный отдел.

Основными функциями отдела являются:

-    организация делопроизводства в администрации города Южно-Сахалинска;

-    осуществление контроля сроков исполнения поступающихв в администрацию города поручений и документов, муниципальных правовых актов;

-    разработка проектов правовых актов и планов в установленной сфере деятельности;

-   мониторинг исполнения правовых актов и планов (для формирования отчетности) в установленной сфере деятельности;

-    организация подготовки проектов официальных документов администрации города Южно-Сахалинска по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

-   организация временного хранения документов муниципального архивного фонда городского округа «Город Южно-Сахалинск», относящихся к установленной сфере деятельности;

-   обеспечение доступа к информации о деятельности администрации города в установленной сфере деятельности.