Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов

Кто может получить услугу

Заявителями являются организации-источники комплектования архивного фонда городского округа «Город Южно-Сахалинск», государственные, федеральные учреждения, иные организации, находящиеся на территории городского округа, а также физические лица, имеющие право на обращение за получением муниципальной услуги в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Сахалинской области, органов местного самоуправления (далее-заявители).

 Полномочиями выступать от имени заявителей при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и иными организациями при предоставлении муниципальной услуги обладают представители физических и юридических лиц, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее-представители).

 

 

Где получить услугу

 

- При личном обращении в архивный отдел Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» (далее - Отдел) по адресу: г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина, д. 69, каб. 1, в часы приема граждан для проведения консультаций:

вторник с 09.30 до 13.00, четверг с 09.00 до 13.00;

- при обращении с использованием средств телефонной связи по номерам телефонов: 8(4242)300829 доб. 1, 8(4242)300829 доб. 2, 8(4242)300829 доб. 3, 8(4242)300829 доб. 4, 8(4242)300829 доб. 5, 8(4242)300829 доб. 6 ;

- при письменном обращении в Отдел по почте по адресу: 693020, г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина, д. 69, либо в электронном виде по адресу электронной почты: archive@yuzhno-sakh.ru;

- посредством размещения сведений:

а) на официальном Интернет-сайте http://yuzhno-sakh.ru/;

б) в региональной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) Сахалинской области» (далее-РПГУ) https://uslugi.admsakhalin.ru;

в) в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее-ЕПГУ)

http://www.gosuslugi.ru;

 

 

Перечень необходимых документов

Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет в Отдел лично, по почте, через МФЦ, Портал государственных и муниципальных услуг следующие документы:

- документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина Российской Федерации или временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, общегражданский заграничный паспорт), удостоверение личности иностранного гражданина в Российской Федерации (паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором РФ в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина), удостоверение личности военнослужащего Российской Федерации (офицерский состав, прапорщики и мичманы), военный билет солдата, матроса, сержанта, старшины, прапорщика, мичмана;

- заявление установленного образца (приложение № 2);

- для физических лиц, юридических лиц предоставляется документ, подтверждающий полномочия заявителя подавать данное заявление —доверенность;

- положение об экспертной комиссии организации;

- номенклатура дел организации;

- экспертиза ценности документов;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- инструкция по делопроизводству организации;

- решение коллегиального органа о самоликвидации и создании ликвидационной комиссии;

- описи дел постоянного срока хранения;

- описи дел по личному составу;

- научно-справочный аппарат к описям (историческая справка о всех переименованиях организации, предприятия, учреждения, при необходимости - список сокращенных слов);

-решение Арбитражного суда о ликвидации (банкротстве) организации, предприятия, учреждения;

- пояснительная записка на невосполнимо утраченные в процессе деятельности организации, предприятия, учреждения документы за подписью председателя ликвидационной комиссии, конкурсного управляющего с изложением причин отсутствия документов и результатов их розыска или восстановления, оформленная в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Заявитель вправе самостоятельно представить следующие документы:

ходатайство о продлении срока хранения документов (документов временного срока хранения - до 10 лет): устав предприятия, фотодокументы, служебную переписку.

Документы, которые заявитель обязан предоставить самостоятельно, обратившись за их получением в органы (организации):

- решение Арбитражного суда о ликвидации (банкротстве) организации, предприятия, учреждения.

 Документы (сведения), в обязательном порядке запрашиваемые Отделом в соответствующих органах (организациях), в рамках межведомственного информационного взаимодействия, в том числе посредством межведомственного электронного взаимодействия (которые

заявитель вправе предоставить по собственной инициативе), не предусмотрены.

Заявление и документы подаются на бумажном носителе и в форме электронных документов.

Заявление и документы, в случае их направления в форме электронных документов, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно заявителя или уполномоченных на подписание таких документов представителей заявителя в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Электронные документы должны соответствовать требованиям, установленным в пункте 2.6.1. административного регламента.

Заявление и приложенные к нему документы не должны содержать подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений, тексты в них должны быть написаны разборчиво, без сокращений.

Копии документов, прилагаемые к заявлению и направленные заявителем по почте, должны быть удостоверены в установленном законодательством порядке.

Запрещается требовать от заявителя:

- предоставления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- предоставления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Сахалинской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, государственных органов и (или) подведомственных государственным

органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

 

Способы направления документов

 

- При личном обращении в архивный отдел Управления документационного обеспечения МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска» (далее - Отдел) по адресу: г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина, д. 69, каб. 1, в часы приема граждан для проведения консультаций:

вторник с 09.30 до 13.00, четверг с 09.00 до 13.00;

- при письменном обращении в Отдел по почте по адресу: 693020, г. Южно-Сахалинск, ул. Ленина, д. 69, либо в электронном виде по адресу электронной почты: archive@yuzhno-sakh.ru.